Основные задачи и обязанности администратора фитнес-клуба

Администратор в фитнес-клубе встречает посетителей, выдает абонементы, ведет учет посещений, напоминает о следующем визите, обеспечивает сервис клиентам и порой даже ведет соцсети. В этой статье рассмотрим, каким должен быть идеальный администратор в спортивном клубе и что он должен уметь.

Что входит в обязанности администратора фитнес-клуба

Обязанности администратора фитнес-зала в разных компаниях могут не совпадать. Если почитать описания вакансий, то в одном клубе администратор — практически управляющий, а в другом — специалист, который следит за порядком на ресепшене. Нет инструкции для администратора фитнес-клуба, которая подошла бы любому бизнесу. Но есть задачи, которые есть почти всегда.

Коммуникация с клиентами

Общение с посетителями — основная задача администратора в спортзале. Именно к нему посетители идут с разными вопросами. Например, можно ли заморозить абонемент или как записаться к определенному тренеру. 

Однако общение администратора с клиентами не ограничивается только продажей абонементов. В его обязанности также входят:

• консультация клиентов по телефону и в зале;
• встреча гостей;
• решение проблем клиентов: от недовольства тренером до поиска забытых вещей.

Работа с кассой

Администратор должен считать кассу, снимать итоговые отчеты с терминала, и учитывать платежи, которые прошли онлайн.

Кроме того, часто специалист отвечает за дополнительные товары. Например, если в фитнес-клубе продаются протеин или БАДы, он должен отслеживать их количество. Если товар закончился: подготовить список для закупки товаров, передать его, а после принять по накладной. Поэтому для администратора важный навык — внимательность при работе с цифрами.

Администрирование

Администратор —  важнейшая часть сервиса компании. Ведь именно он первым встречает клиента и последний с ним прощается. На этой позиции сотрудник скорее всего будет:

• следить за расписанием тренировок и отслеживать накладки в расписании;
• вести клиентскую базу в CRM-системе;
• выдавать и собирать ключи от шкафчиков;
• готовить клуб к ежедневному открытию и работе, а в конце рабочего дня — к закрытию;
• помогать в организации мероприятий и праздников;
• заказывать необходимые расходники, например, новые полотенца.

Некоторые владельцы клубов именно на администратора возлагают обязанность вести социальные сети: публиковать посты и истории, модерировать комментарии.

Ключевые навыки и знания администратора

Рассмотрим ключевые навыки администратора. 

Стрессоустойчивость

Каждый день администратор фитнес-клуба может сталкиваться с разными ситуациями. Например, с недовольными клиентами или с техническими проблемами оборудования. Важно уметь сохранять спокойствие в таких ситуациях и находить решения без урона для репутации клуба. 

Умение работать с веб-сервисами и CRM-системами

Администратору нужно уметь работать с разными сервисами. Например, в CRM-системе, в социальных сетях компании, редакторах таблиц для составления отчетов и так далее.

Попробуйте YCLIENTS бесплатно

Дарим 7 дней полного доступа к сервису. Этого хватит, чтобы изучить все возможности и достоинства YCLIENTS

Попробовать

Навык грамотного общения с клиентами

Клиенты могут быть разного возраста и пола, но со всеми администратор обязан общаться уважительно. От того, насколько тактично он обслуживает каждого посетителя, зависит атмосфера в клубе. 

Кроме того, одна из задач администратора — информировать клиента, например, об изменении в расписании. С помощью CRM-системы YCLIENTS и интеграции с сервисом SMS-сообщений можно автоматизировать эту задачу. Так администратору не нужно будет тратить время и звонить клиенту, чтобы предупредить о переносе тренировки. Система сама отправит уведомление. 

Многозадачность

Администратор часто делает несколько дел одновременно, чтобы поддерживать работу клуба. Например, когда приходит клиент, его нужно встретить, выдать ключ и полотенце, параллельно отметить визит в компьютерной программе. Одновременно с этим кто-то может позвонить по телефону или задать вопрос, стоя рядом. Упростить работу администратора может CRM YCLIENTS. Система позволяет автоматизировать часть задач и разгрузить сотрудника. 

Администратор — ключевой сотрудник любого фитнес-клуба. Именно он обеспечивает клиентский сервис и бесперебойную работу заведения. Грамотный специалист на этой позиции должен сочетать в себе высокий уровень организованности и хорошие навыки коммуникации. Помочь администратору выполнять большой объем работы может CRM YCLIENTS при помощи автоматизации рутинных задач.