Онлайн-касса для бьюти-бизнеса. Все, что нужно знать

Рассказываем, что такое онлайн-кассы и как они помогают экономить. Материал подготовлен совместно с digitalkassa.

Ришат Юнусов

Директор по маркетингу компании digitalkassa

Как работают онлайн-кассы и какими они бывают

Согласно закону, салоны красоты, барбершопы и другие бьюти-бизнесы обязаны иметь онлайн-кассы. Онлайн-касса — это комплекс устройств, который нужен для контроля за расчетами между клиентами и компанией. В систему входят два предмета:

Онлайн-кассы бывают трех типов, рассказывает Ришат Юнусов:

«Есть фискальные регистраторы. Вы их видели, допустим, в “Пятерочке” или других магазинах, где большой и быстрый поток клиентов. Фискальный регистратор большой по размерам и подключается к компьютеру со специальными кассовыми программами. 

Еще есть смарт-терминалы. Это небольшие аппараты с предустановленным необходимым софтом. Зачастую эти устройства сразу интегрированы с CRM, например с YCLIENTS. Это позволяет не только пробивать чеки, но и сразу обновлять данные для складского учета. 

Кроме того, существуют облачные кассы. Их фишка в том, что предпринимателю не нужно покупать физическое оборудование. Вся спецтехника стоит в дата-центре и за ней следят специалисты. Бизнес же может формировать чеки при помощи ноутбука или смартфона». 

«Это удобно и надежно: исключены ситуации, когда кассовый аппарат в салоне красоты сломался, а чеки бить нужно. Кроме того, к облачной кассе можно подключить несколько банков или платежных сервисов и автоматизировать выдачу чеков», — объясняет Ришат Юнусов.

В бьюти-бизнесе нет нужды в большом фискальном регистраторе, так как нет огромного потока клиентов. Поэтому владельцы салонов и парикмахерских обычно выбирают между смарт-терминалом и облачной кассой. И то, и другое удобные решения. При этом смарт-терминалы обычно немного дороже в обслуживании и требуют бережного отношения. Кроме того, предпринимателю нужно менять фискальный накопитель раз в 15 или 36 месяцев, в зависимости от его размера. Это обязательное требование налоговой. Провайдеры облачных касс меняют накопители сами.

Зачем онлайн-кассы нужны бьюти-бизнесу

Работа с онлайн-кассой — это требование Федерального закона № 54 «О применении контрольно-кассовой техники при осуществлении расчетов в Российской Федерации». 

«Любой бьюти-бизнес обязан применять онлайн-кассы при расчетах с клиентами. Это требование распространяется на все организации и ИП, независимо от применяемой системы налогообложения. Включая даже патентную систему налогообложения (ПСН)», — рассказывает Юнусов. 

Поэтому онлайн-касса требуется, если у вас:

• салон красоты;
• барбершоп;
• парикмахерская;
• массажный салон;
• СПА;
• маникюрный кабинет.

Для легальной работы обязательно, чтобы онлайн-касса работала исправно и была подключена к интернету для отправки данных в налоговую. Кроме того, каждый клиент при оплате должен получать чек в бумажном или электронном виде. За несоблюдение правил можно получить штраф от четверти до всей принятой суммы платежей. При повторном нарушении предпринимателю и компании грозит административное наказание в виде приостановление деятельности. 

Какому бьюти-бизнесу можно не использовать онлайн-кассы

В ФЗ №54 о есть несколько исключений. Вот кто может легально не пользоваться онлайн-кассами:

1. Самозанятые. Мастера, которые оформлены таким образом, формируют чеки для клиентов через приложение «Мой налог». Однако, их доход не должен превышать 2,4 млн рублей в год.
2. Салоны, которые оказывают услуги только юридическим лицам или ИП. Например, не нужна онлайн-касса для парикмахерской, которая стрижет исключительно сотрудников другой компании. При этом все платежи должны проходить в безналичной форме через расчетный счет. 
3. Компании, которые находятся в труднодоступных отдаленных районах с количеством проживающих менее 10 тысяч человек. Перечень таких мест определяет каждый субъект России. Уточнить его можно в местной налоговой инспекции. Таким предприятиям все равно нужно выдавать чеки, однако кассу можно не подключать к интернету.

Подводные камни при выборе онлайн-касс для салона красоты и их использовании

При использовании онлайн-касс есть несколько нюансов, о которых должны знать предприниматели, говорит Ришат Юнусов:

«Продавцы онлайн-касс зачастую встраивают скрытые платежи для клиентов. К примеру, предприниматель видит предложение о покупке кассового аппарата за 29 тысяч рублей. Однако это не вся стоимость. Придется заплатить за фискальный накопитель еще 18 тысяч. Потом окажется, что еще за регистрацию в ФНС нужно заплатить до трех тысяч. Затем поставщик возьмет с покупателя дополнительные деньги за техническое обслуживание кассы. Поэтому при выборе компании, у которой вы будете покупать кассу, важно учитывать эти моменты и заранее спрашивать обо всех платежах», — отмечает Юнусов.

Второй нюанс важно учитывать, если вы берете онлайн-кассу в аренду.

«Даже при аренде кассы вам придется купить фискальный накопитель. Тут важно предупредить, что это устройство можно привязать к кассе только один раз. Если вы захотите поменять компанию, у которой взяли в аренду терминал, то придется покупать фискальный накопитель заново и вновь его регистрировать», — предупреждает Юнусов.

При этом с фискальными накопителями есть еще одна тонкость:

«По закону предприниматель должен хранить его в течении пяти лет после использования. Чтобы налоговая могла в любой момент проверить. На практике никто этого никогда не делает, но закон есть закон. Если вы пользуетесь смарт-терминалами, вам нужно найти место, где будут храниться старые фискальные накопители. Провайдеры облачных касс занимаются этим сами, что удобнее для клиентов», — рассуждает Юнусов.

Чтобы избежать проблем с налоговой при использовании кассы, важно соблюдать одно правило:

«Нужно пробивать чеки и следить, чтобы в них было подробное наименование услуги. Например, при использовании терминала парикмахерской, нельзя писать “стрижка” за 400₽ , затем “стрижка” за 2500₽. Нужно прописать детали, условно “спортивная”, “классическая” и так далее. В ином случае налоговая потребует исправить нарушение.

Кроме того, ведомство видит компании, которые пользуются эквайрингом, но не пробивают чеки. От штрафов предпринимателей спасает только небольшой размер бизнеса. Налоговикам все же куда интереснее следить за заводами и пароходами, но ситуация может измениться в любой момент. Мы клиентам рекомендуем не нарушать закон и не надеяться на удачу», — говорит Юнусов.

Не переживайте из-за чеков и отчетности благодаря современным технологиям

Подключите современные финтех решения с помощью YCLIENTS.

Узнать больше

Как зарегистрировать онлайн-кассу в налоговой 

После приобретения онлайн-кассы ее нужно зарегистрировать в налоговой. Для этого есть три пути:

Если вы решили зарегистрировать кассу самостоятельно, вам нужно пройти следующие этапы:

1. Завести аккаунт на сайте ФНС.
2. Оформить электронную подпись.

3. Заключить договор с ОФД. Список из 16 компаний на выбор есть на сайте ФНС.

4. Подать заявление на регистрацию кассы. Для этого на сайте ФНС перейдите во вкладку «Учет ККТ», выберите «Заполнить параметры заявления вручную» и добавьте данные. Сведения о кассе можно посмотреть в ее паспорте. Адрес, по которому будет стоять касса, можно найти в справочнике ФИАС или уточнить в мэрии.

5. Затем введите в кассе ИНН и регистрационный номер. После ввода касса должна выдать чек.

6. Создайте отчет о регистрации. Для этого во вкладке «Учет контрольно-кассовой техники» откройте «Отчет о регистрации ККТ». Введите данные из чека: время печати, номер и фискальный признак. Затем нажмите «Подписать и отправить». 

7. После этого вы получите карточку регистрации.

8. Наконец, нужно зайти в личный кабинет на сайте своего ОФД и там зарегистрировать кассу.

Как подключить онлайн-кассу клиенту YCLIENTS

При помощи YCLIENTS можно подключить как смарт-терминал, так и облачную кассу. Интеграция позволит не дублировать учет в CRM и отдельно на кассе, а работать в едином, привычном интерфейсе. При оплате за визит в системе YCLIENTS чек будет печататься автоматически. Клиенты YCLIENTS могут выбрать среди следующих провайдеров:

• ККМ-Сервер;
• LIFE PAY;
• МодульКасса;
• Эвотор;
• digitalkassa.

Подключить провайдера можно через аккаунт YCLIENTS в разделах Интеграции или Подключение кассы. Подробнее о настройках можно прочитать по ссылке. Инструкция по подключению digitalkassa доступна по этому адресу.

Итоги

Онлайн-касса — комплекс устройств для ведения налоговой отчетности. Состоит из платежного терминала и фискального накопителя. Легально работать без них запрещено любому бьюти-бизнесу. Исключения — самозанятые и компании, которые работают только с юрлицами через расчетные счета.

Для оплаты услуг салона красоты обычно используют два типа онлайн-касс:

• Смарт-терминалы. Это небольшие устройства с дисплеем для приема платежей.
• Облачные кассы. Это программа для компьютера или приложение для телефона с тем же функционалом, что у смарт-терминалов.

Смарт-терминалы обычно немного дороже в обслуживании и требовательны к уходу. Облачным кассам не нужно никакое дополнительное оборудование для работы, но необходим стабильный хороший интернет.

При приобретении онлайн-кассы для салона красоты важно знать несколько тонкостей. Например, что при смене провайдера потребуется замена фискального накопителя и его повторная регистрация в налоговой. Также важно помнить, что ФНС видит, когда предприниматель не печатает чеки после оплаты картой. Из-за этого можно получить штраф.

Онлайн-кассы можно подключить при помощи YCLIENTS. Благодаря этому не нужно два раза регистрировать оплату. Все данные синхронизируются друг с другом автоматически.

Подключите онлайн-кассу при помощи YCLIENTS

Вы получите удобный интерфейс и легкий доступ к отчетности.

Попробовать бесплатно