Как защитить свой бизнес от утечки информации

Ангелина ЗЛОТНИКОВА, бьюти-юрист и основатель компании Beauty Legal

Бизнес, который работает с людьми, имеет дело с их персональными данными — ФИО, датой рождения, почтой, номерами телефонов. Небрежное отношение к этой информации может принести множество проблем предпринимателю. За нарушения в области обработки персональных данных можно нарваться на штрафы до несколько сотен тысяч рублей. Кроме того, украденную клиентскую базу могут использовать конкуренты, чтобы разорить чужой бизнес. В статье расскажу, как правильно обезопасить данные и разберемся, что нужно делать, если утечка информации уже произошла.

Почему данные клиентов — это ценность

К персональным данным клиента стоит относиться внимательно по трем причинам:

1. Персональные данные охраняются Федеральным законом №152 «О персональных данных». Если их не беречь, бизнесмена ждет штраф.
2. Данные клиентов позволяют салонам красоты обеспечивать прибыль. Информация о гостях позволит конкурентам переманить клиентов, что непременно ударит по бюджету предприятия.
3. Любая утечка наносит серьезный репутационный урон. Лояльные клиенты могут в один день изменить отношение к салону на резко негативное.

Как правильно хранить и собирать персональные данные клиентов 

При определении состава мер по обеспечению безопасности персональных данных компания должна ориентироваться на ст. 19 Федерального закона № 152-ФЗ, Постановление Правительства РФ от 1 ноября 2012 г. № 1119, Приказ ФСТЭК России от 18 февраля 2013 г. № 21

Как юридически защитить клиентскую базу от воровства 

• Рекомендуется ввести в салоне режим коммерческой тайны и придать конфиденциальность любой информации, которая позволяет компании быть успешной. Такая возможность прямо предусмотрена Федеральным законом №98 «О коммерческой тайне». 

• Особенности российского законодательства не дают включить в понятие коммерческой тайны все нюансы работы. Поэтому в «Положение о конфиденциальности» следует также прописать введение режима «ноухау» или секрета производства. Это позволит юридически охранять такие нюансы, как авторские методики в бьюти-деятельности, как например, в косметологии или массаже, индивидуальные системы управления салоном и прочие нюансы. 3 Чтобы правильно составить все эти документы, необходимо обращаться к профильному юристу. Не стоит скачивать типовые формы из интернета, в них могут быть ошибки и неточности, которые приведут к проблемам.

Чтобы правильно составить все эти документы, необходимо обращаться к профильному юристу. Не стоит скачивать типовые формы из интернета, в них могут быть ошибки и неточности, которые приведут к проблемам.

Как физически защитить клиентскую базу от утечек 

• Коллектив должен быть предупрежден о введении режима конфиденциальности и защиты данных и знать о возможных последствиях их нарушения. 

• С работниками, также нужно заключить «Соглашение о конфиденциальности» и утвердить приказом перечень должностей, у которых есть доступ к разному уровню конфиденциальной информации. Например, администратор имеет доступ к клиентской базе, а мастера — нет. 

• Эти документы вводятся приказом владельца «О введении режима конфиденциальности», который доводится до сведения всех сотрудников. 

Как это работает: В случае судебного разбирательства эти меры помогут выиграть дело и даже получить денежную компенсацию с недобросовестного сотрудника. Плюс, сотрудники будут с большой ответственностью относиться к уникальным сведениям салона красоты и дважды подумают при умысле на совершение противоправных действий.

Как еще обезопасить салон от воровства данных 

Чаще всего утечки случаются по вине сотрудников. Недобросовестные работники могут за вознаграждение скопировать данные и продать их конкурентам бизнеса. Или же использовать данные, чтобы переманивать клиентов к себе на дом.

• Базовым элементом защиты является установка видеонаблюдения с записью звука в салоне красоты. Записи с камер позволяют урегулировать претензии клиентов, зафиксировать факты воровства в салоне, обмена телефонами мастеров с клиентами, факты переманивания клиентов в иной салон или на дом и установить действительное положение вещей в салоне, когда руководителя нет на месте. 

• Все устройства, с которых есть доступ к персональным данным, должны быть запаролены и обеспечены антивирусом. Пароли должны регулярно меняться. Современные программы для работы с клиентами, такие как YCLIENTS, помогают дополнительно защититься двухфакторной аутентификацией для аккаунтов сотрудников.

• Для защиты данных всегда важно понимать, кто имел доступ к компьютеру и данным в момент инцидента. Например, в YCLIENTS есть функция логирования данных пользователя. То есть в любой момент времени владелец бизнеса может посмотреть историю действий администратора, получить информацию о скачивании данных.  

• Важно ограничить доступ к информации разным группам сотрудников. К примеру, предоставлять мастерам только данные по именам клиентов и времени визита. Без фамилий и номеров телефона. 

• Четко и регулярно доносить до коллектива, что в компании действует режим конфиденциальности. Нарушение которого приведет к ответственности, вплоть до уголовной. 

Еще один эффективный инструмент противодействия утечкам — проводить ротацию клиентов внутри салона. Стоит целенаправленно направлять клиента на повторную запись к другому мастеру и даже поощрять такое поведение скидками. Это помогает привязывать гостя к компании, а не к конкретному мастеру и снижает риск ухода клиента вслед за специалистом.

Что делать, если утечка все же произошла 

Если мастер начал переманивать клиентов, делая рассылки или звонки по базе, то важно наладить коммуникацию с клиентами и в сдержанном тоне пояснить, что мастер у вас более не работает и предложить комфортные условия для записи к иному мастеру, а такому нарушителю направить претензию о неправомерности его действий.