Как выбрать CRM для стоматологии, чтобы повысить доход клиники

Современная CRM-система способна в разы улучшить качество работы стоматологической клиники. С ее помощью клиенты смогут записываться самостоятельно и получать автоматические уведомления за 24 часа до визита. У администраторов появится время работать с клиентской базой. Врачи смогут проверять расписание прямо в смартфоне. Как выбрать и внедрить CRM, чтобы было так, — разберем в статье.

Зачем CRM-система нужна клиентам и сотрудникам стоматологии

CRM-система будет полезна как клиентам, так и сотрудникам стоматологической клиники.

Пациентам

• Не даст забыть о визитах. CRM-система — как персональный ассистент. Автоматически отправит напоминание о приеме: на почту, по SMS или в мессенджеры. Если клиент отказался в последний момент, запись можно быстро перенести.
• Позволит записаться онлайн, без звонков и переписки с администратором. CRM-система поможет разместить форму онлайн-записи на сайте клиники, в соцсетях, Яндекс Картах и Google Maps. Так попасть ко врачу станет проще и быстрее — можно будет запланировать прием даже посреди ночи.

Администраторам

• Создаст комфортный инструмент для работы. Современные CRM удобны в работе. Вся переписка с клиентом идет в одном окне, вне зависимости от того, в каком мессенджере он пишет. Интерфейс для работы с клиентскими данными интуитивно понятен и продуман. Также система сохраняет всю информацию о посещении: когда пациент последний раз был в клинике, какие услуги выбирал и какими были результаты обследований. Это помогает при общении с клиентом. 
• Автоматизирует рутинные задачи. Администратору не нужно будет обзванивать пациентов накануне визита. CRM-система для стоматологической клиники сама отправит клиенту напоминание о приеме. Кроме того, больше не придется вести журнал записей и составлять график врачей вручную. CRM для стоматологии позволяет обновлять данные о приеме автоматически.
• Минимизирует риск ошибки. CRM-система исключит двойную запись и путаницу в расписании персонала. 

Врачам

• Даст доступ к полной информации о пациенте. История лечения, жалобы, результаты анализов — все это будет храниться в электронном виде в CRM. Чтобы просмотреть информацию, достаточно будет включить компьютер. Искать медицинскую карту в бесконечных стеллажах больше не потребуется. 
• Поможет контролировать расписание. Больше не придется обращаться к администратору, чтобы узнать предстоящие записи. Чтобы управлять собственным графиком, достаточно зайти в мобильное приложение или открыть сайт.
• Минимизирует бумажную работу. Внести информацию о пациенте в систему для стоматологии проще и быстрее, чем вручную заполнить несколько бумажных карт и отчетов.

Владельцам клиники

• Проанализирует работу клиники в реальном времени. Например, CRM-программа для стоматологии покажет, какие клиенты перестали посещать клинику и какие каналы для привлечения аудитории самые эффективные.

• Увеличит доход. Стоматологические программы позволяют внедрять программы лояльности. Например, предлагать клиентам персональные скидки и акции, напоминать о профилактических визитах и запрашивать обратную связь. Это мотивирует пациентов возвращаться в клинику и рекомендовать ее другим, что напрямую увеличивает доход.
• Поможет управлять персоналом. CRM-система проконтролирует нагрузку персонала и поможет грамотно распределить пациентов, чтобы врачи успевали качественно оказывать помощь.
• Рассчитает зарплату. Программа самостоятельно начисляет выплаты всем сотрудникам в зависимости от их нагрузки. Это помогает избежать ошибок и повышает прозрачность оплаты труда в клинике. 

Как выбрать CRM для стоматологической клиники

Определитесь с типом CRM-системы. Бывает два вида: облачные или локальные. Доступ к облачным CRM осуществляется через интернет. Покупать и устанавливать оборудование не нужно — подходит для быстрого старта работы. Локальные CRM-системы требуют установки на сервера клиники.

Определитесь с функционалом: что программа для стоматологии должна уметь. Ниже стандартные для управления клиникой функции:

• Онлайн-запись. Упростит процесс записи на прием и уменьшит нагрузку на администратора. По статистике YCLIENTS клиенты записываются на 25% чаще, если есть возможность делать это в нерабочие часы клиники.
• База клиентов. Удобно, когда информация хранится в одном месте — имя клиента, возраст, дата рождения, за какими услугами и к каким врачам обращался.

• Защита личных данных от утечек. Клиенты заботятся о сохранности своих персональных данных, поэтому храните их на защищенных серверах.
• Аналитика и отчетность. Владельцам важно понимать, насколько эффективно работает клиника, чтобы планировать дальнейшее развитие бизнеса.
• Интеграция с другими системами. Позволяет использовать дополнительные функции: например, отслеживать транзакции через онлайн-кассы, вести складской учет или отправлять рассылки.

Определитесь с бюджетом. Рассмотрите стоимость разных программ для стоматологических клиник, сравните тарифные планы и выберите оптимальный вариант.

Как внедрить CRM-систему для стоматологии: шесть этапов

1. Проанализируйте потребности. Определите цели внедрения CRM: увеличить выручку и процент постоянных клиентов, сократить время на рутинные задачи.

2. Выберите подходящую CRM для автоматизации стоматологии. Учтите масштаб клиники, наличие необходимых функций, интеграций с другими системами, пробного периода и помощи при внедрении. Зафиксируйте все требования и детали в техническом задании. Этот документ поможет не упустить важные детали

3. Подготовьте план внедрения. В нем пропишите, как будут меняться бизнес-процессы с появлением CRM. Уточните, кто будет отвечать за внедрение, обучение сотрудников и сколько времени это займет. Проговорите информацию об изменениях сотрудникам, объясните им причину нововведений и преимущества. Затем можно приступать к внедрению системы.

4. Проведите обучение персонала. Объясните врачам и администраторам, как использовать CRM-систему для стоматологии.

5. Протестируйте систему. Например, попробуйте записаться на прием, а потом отменить или перенести запись. Так вы проверите, правильно ли работает система после настройки, и сможете избежать проблем с реальными клиентами.

6. Запустите CRM-систему и отслеживайте эффективность. Насколько вырос доход, стало ли больше постоянных клиентов и понимают ли сотрудники, как работать в программе.

Внедрить систему можно самостоятельно, а можно при поддержке профессионалов. К примеру, YCLIENTS помогает своим клиентам на всех этапах установки CRM.

Внедряйте CRM максимально быстро при помощи поддержки YCLIENTS

Специалисты помогут сотрудникам клиники начать работу в программе уже через пять дней.

Попробовать бесплатно

Что нужно учесть при внедрении CRM для стоматологической клиники

Итоги

CRM-система помогает стоматологии организовывать работу с клиентами и внутренние процессы. Она позволяет:

1. Освободить время администраторов за счет автоматизации рутинных дел, вроде напоминаний пациентам о визите.
2. Позволяет клиентам записываться в любое время суток за счет функции онлайн-записи.
3. Дает руководству подробную аналитику о делах клиники.

Выбирать CRM стоит в зависимости от потребностей и задач бизнеса. Внедрить CRM можно самостоятельно. Для этого нужно:

1. Поставить цели и задачи.
2. Описать бизнес-процессы.
3. Составить техническое задание и план внедрения.
4. Настроить CRM и обучить сотрудников.
5. Протестировать все на предмет ошибок.

YCLIENTS помогает своим клиентам с установкой и обучением. При полной поддержке сотрудники могут начать работать в системе уже через пять дней после начала внедрения.