Как составить оптимальный график работы салона красоты
Налаженный график работы мастеров — основа любого процветающего салона красоты. Тем не менее, составить и поддерживать его порой бывает непросто. Особенно для начинающих руководителей. По просьбе YCLIENTS администратор студии Dari Dalss Beauty-Room Марта Эксузян поделилась лайфхаками по планированию работы мастеров.
Марта Эксузян,
администратор студии Dari Dalss Beauty-Room
Оглавление
По какому графику работает Dari Dalss
У нас салон красоты, который работает без выходных и без перерывов с десяти утра и до последнего клиента. Обычно рабочий день заканчивается в восемь вечера. Однако порой мы идем навстречу клиентам, у которых накануне важное событие. Свадьба, выступление, корпоратив и так далее. В таких ситуациях мастер по договоренности может и в пять утра выйти, и до десяти вечера проработать.
В целом, каждый салон должен составлять график под себя. Учитывать свободное время своих клиентов и удобство для мастеров.
Как составляется оптимальный график работы мастеров
За график отвечают управляющие. Главный принцип — в смене обязательно должен быть хотя бы один мастер каждой категории: парикмахер, визажист, косметолог, массажист. Это нужно, чтобы салон всегда мог оказать весь спектр услуг клиентам. Например, у нас три парикмахера. Один, топ-мастер, работает три фиксированных дня в неделю. Два других распределяют дни между собой так, чтобы не было пустых. Такой же подход и с другими мастерами. Если персонал берет дополнительно записи в день, когда работает другой специалист, это нормально. У каждого свое рабочее кресло, парикмахеры могут работать одновременно.
Второй принцип — в клиентский день работают все мастера без исключений. В эту дату мы устраиваем большой праздник для наших клиентов. Приводим экспертов, партнеров, делаем скидки и розыгрыши. Плюс, продаем абонементы. В клиентский день у нас обычно максимальные продажи, поэтому нужны все рабочие руки.
Как равномерно распределять нагрузку на мастеров
Мы работаем с клиентской базой через программу KPI-BI. Это сторонний сервис, который интегрируется с CRM YCLIENTS. В ней мы ведем статистику: какие услуги востребованы, кого из клиентов можно записаться на повторный визит. Дальше администраторы связываются с ними и договариваться о записи. Сейчас у нас отдельный человек несколько дней в неделю работает исключительно с клиентской базой. Реактивирует старых клиентов, находит тех, кто давно не приходил.
Если мы берем на работу нового мастера, то предлагаем клиентам записаться к нему со скидками. Также у нас есть функция онлайн-записи. Клиент может перейти к нам на сайт и записаться к любому мастеру на свободное время.
График составляется ежедневно с записью на несколько месяцев вперед. Это важный принцип, он позволяет заранее планировать загрузку мастеров, финансы и так далее. В конце месяца и квартала мы проводим ABC-анализ. Смотрим, какие услуги и мастера востребованы, а какие нет. Анализируем причины, создаем привлекательное предложение. Затем пробуем при помощи скидок записать клиентов туда, где спрос снизился.
Как правильно рассчитывать время на услугу
У каждой процедуры есть заданный норматив по времени, которого должен придерживаться мастер. Его мы понимаем по опыту работы мастеров. Бывают случаи, когда процедура идет дольше, чем планировалась. Но обычно мастера сами стараются укладываться в сроки, так как от этого зависит количество принятых клиентов и, как следствие, оплата. Если специалист начинающий, учитываем его текущую скорость работы в графике — закладываем больше времени на процедуры.
Мы всегда отмеряем дополнительные 15 минут до начала услуги и 15 минут после. Они позволяют подстроиться под опаздывающего клиента. Кроме того, в это время мастер может подготовиться к записи, обработать инструменты, убрать рабочее место.
Если клиент предупредил, что опаздывает больше, чем на 15 минут, администратор спрашивает мастера. Узнает, успеет ли она сделать полную процедуру так, чтобы не задерживать следующего гостя. Если нет, то мы либо предлагаем новую дату, либо предупреждаем, что у вас осталось время на неполноценную услугу. Исключения делаем редко и только для постоянных клиентов. У нас есть скрипт, который позволяет убедить следующего посетителя немного подождать. Если не срабатывает, просим задержаться или перенести запись уже первого клиента.
Как автоматизированный график помогает мастерам
Расписание, удобное для мастеров, составляется в CRM YCLIENTS на два месяца вперед. Дальше администраторы стараются заполнить слоты клиентами. Все обновления мастера сразу видят в приложении. Изменения, например, срочная запись у постоянного клиента, согласуются с сотрудником и также вносятся в программу.
Если мастер заболел, то мы переписываем клиентов к другому сотруднику. Также поступаем при увольнении сотрудника. Переносим клиентов в графике к другому специалисту. Все рецепты, процедуры и тонкости работы у нас сохранены, поэтому качество услуги сохраняется высоким.
Помимо работы с графиком и клиентской базы мы используем YCLIENTS для проведения платежей и настройки онлайн-записи. Удобно, что все необходимые для нас функции есть в одном месте.
Дополнительно: что важно знать с точки зрения законов при составлении графика
Согласно нормативам, у мастера в графике должно быть заложено время на часовой обеденный перерыв. Кроме того, у сотрудников должен быть как минимум один выходной в неделю, если он работает семь часов в день. И два дня отдыха при восьмичасовом рабочем дне.
Любой график работы, будь то классическая пятидневка или работа сменами, должен быть зафиксирован документально и подписан всеми сторонами. Ниже ссылки на основные документы:
📎 Образец режима работы сотрудников → https://www.yclients.com/journal/wp-content/uploads/2024/12/obrazec-grafika-raboty-sotrudnikov.docx
📎 Нормы графика работы → https://www.yclients.com/journal/wp-content/uploads/2024/12/normy-grafika.docx
📎 Образец графика смен → https://www.yclients.com/journal/wp-content/uploads/2024/12/obrazec-grafika-smennosti.docx
