Как правильно автоматизировать стоматологию
27 апреля 2024
С выходом стоматологических клиник в онлайн-пространство, ростом конкуренции и количества предложений стандартом менеджмента стало использование специализированных программ, которые помогают держать все под контролем без постоянного участия со стороны управленца.
Набор опций таких сервисов впечатляет: от CRM-системы до ведения программ лояльности. Но как правильно внедрить такого «цифрового коллегу», чтобы не запутать персонал? Давайте разбираться.
Набор опций таких сервисов впечатляет: от CRM-системы до ведения программ лояльности. Но как правильно внедрить такого «цифрового коллегу», чтобы не запутать персонал? Давайте разбираться.
Выбор подходящего программного решения
При выборе подходящего программного обеспечения важно уловить баланс: оно должно быть не слишком нагруженное, чтобы не потеряться в функциях, и не простое до такой степени, чтобы искать дополнительные решения для текущих ситуаций. Тогда просто потеряется смысл нововведения, ведь его главная цель — стать основным помощником в управлении, который возьмет на себя до 90% стандартизированных задач.
Хорошая идея — попросить персонал, администраторов полностью отказаться от записных книжек и «импровизированных» электронных таблиц. Ведь если информация хранится разрозненно, а не в едином источнике, то пользы не будет никакой.
Сервис для автоматизации онлайн-записи и других процессов YCLIENTS масштабируется одновременно с ростом вашей стоматологической клиники. Это работает по принципу конструктора: есть основа, к которой вы добавляете нужные интеграции. Их число в маркетплейсе YCLIENTS приближается к 100, и они покрывают все потребности современного бизнеса.
В начале 2024 года эту платформу выбирают уже 42 000 компаний сферы услуг, которые оценили важность автоматизации и активно используют различные инструменты.
В начале 2024 года эту платформу выбирают уже 42 000 компаний сферы услуг, которые оценили важность автоматизации и активно используют различные инструменты.
Итак, сначала нужно определить потребности именно вашей стоматологической клиники. Начнём с базовых:
Онлайн-кассы, которые сразу после проведения транзакции отправляют данные о ней (название клиники и услуги, цена, ставка НДС, касса) в налоговую службу. Это требование федерального закона № 54. YCLIENTS совместим с самыми популярными кассовыми сервисами: «Эвотор», LIFE PAY, «МодульКасса». Результат — работа с платежами только в интерфейсе YCLIENTS, без дублирования операций на кассе.
- Ведение клиентской базы, в которой за счет возможностей настройки хранится намного больше информации, чем в привычной медицинской карте стоматологического пациента (учетная форма № 043/у). Особенно это важно для частных клиник, где один из приоритетов — положительный клиентский опыт. В электронную карточку пациента можно добавить разные комментарии, которые касаются взаимодействия с ним: например, напоминание о посещении гигиениста перед началом протезирования.
Теперь некоторые опциональные возможности:
1. Финансовый учет и расчет зарплат — точно и быстро фиксируются: все платежи в любой удобной форме (от наличных до СБП по QR-коду) и расходы (от расходников до зарплаты). И так как все финансовые потоки в одном источнике, можно вести актуальный финансовый календарь.
2. Календарь с графиком сотрудников ведется YCLIENTS в фоновом режиме, и клиенты записываются только в свободные промежутки, а персонал видит свое актуальное расписание.
3. Складской учет, чтобы поддерживать необходимый уровень остатков расходников и стоматологических материалов.
4. Рассылка оповещений с напоминанием о деталях приема (адрес, кабинет, время) и по другим поводам: открытие нового филиала, появление услуг или специальные предложения. Это дает возможность всегда поддерживать коммуникацию.
5. Аналитика. Сегментирование базы для быстрого поиска пациентов, которые, например, перестали к вам обращаться, принесли больше всего прибыли, рекомендовали вашу клинику чаще других. Критериев множество! Если учитывать их, можно значительно повысить эффективность рекламных активностей. Это только один из сценариев: YCLIENTS позволяет получать разные виды аналитических отчетов и благодаря им принимать обоснованные управленческие решения.
6. Программы лояльности с разными сценариями: скидки, бонусы, сертификаты, реферальные программы. Списания и начисления — в автоматическом режиме. Впрочем, ручной подсчет стал бы невыполнимой миссией!
7. IT-телефония позволяет оставаться на связи с пациентом, быстро реагировать на нестандартные ситуации, получать больше обратной связи и оценивать то, как общается с пациентами персонал.
2. Календарь с графиком сотрудников ведется YCLIENTS в фоновом режиме, и клиенты записываются только в свободные промежутки, а персонал видит свое актуальное расписание.
3. Складской учет, чтобы поддерживать необходимый уровень остатков расходников и стоматологических материалов.
4. Рассылка оповещений с напоминанием о деталях приема (адрес, кабинет, время) и по другим поводам: открытие нового филиала, появление услуг или специальные предложения. Это дает возможность всегда поддерживать коммуникацию.
5. Аналитика. Сегментирование базы для быстрого поиска пациентов, которые, например, перестали к вам обращаться, принесли больше всего прибыли, рекомендовали вашу клинику чаще других. Критериев множество! Если учитывать их, можно значительно повысить эффективность рекламных активностей. Это только один из сценариев: YCLIENTS позволяет получать разные виды аналитических отчетов и благодаря им принимать обоснованные управленческие решения.
6. Программы лояльности с разными сценариями: скидки, бонусы, сертификаты, реферальные программы. Списания и начисления — в автоматическом режиме. Впрочем, ручной подсчет стал бы невыполнимой миссией!
7. IT-телефония позволяет оставаться на связи с пациентом, быстро реагировать на нестандартные ситуации, получать больше обратной связи и оценивать то, как общается с пациентами персонал.
Обучение персонала и период адаптации
Внедрение сервиса для автоматизации намного ускоряет бизнес-процессы, минимизирует риск ошибок, позволяет сохранять важные детали, из которых складывается качественный, заботливый сервис. Но особенно консервативные сотрудники порой против таких новшеств.
Важно объяснить, что освоение сервиса будет идти шаг за шагом — по мере добавления новых интеграций. А еще в Академии YCLIENTS подготовили 2 онлайн-курса для администраторов (длительность — 10 дней) и управляющих (14 дней). Также в компании реализована очень быстрая техническая поддержка: среднее время ожидания ответа — всего 5 минут.
