CRM-система: что это и зачем она нужна бизнесу

Управлять бизнесом сложно. Коммуникация с клиентами и персоналом, закупки расходников, аналитика — все требует внимания руководителя. В определенный момент человек перестает контролировать ситуацию, и у компании начинаются проблемы.

Чтобы этого избежать, были созданы CRM для управления бизнесом. Как именно эти сервисы упрощают жизнь руководителя — рассказываем в статье.

Что такое CRM-система

CRM-система (от англ. Customer Relationship Management) — сервис, с помощью которого компания управляет взаимодействием с клиентами и систематизирует продажи.

Сервис можно настраивать в зависимости от текущих потребностей бизнеса. Подробнее покажем на примере CRM-системы YCLIENTS. 

Как CRM помогает в работе с клиентами

CRM-система для бизнеса — основной рабочий инструмент компаний, который решает практически любые задачи. Рассмотрим основные инструменты.

Онлайн-запись 

Важный этап взаимодействия с клиентами — возможность удобной и быстрой записи через различные площадки.

С помощью онлайн-записи YCLIENTS клиенты могут самостоятельно выбрать сотрудника и удобное время. Затем записаться на услугу на сайте компании, через соцсети, Яндекс Карты, Fitmost, 2ГИС и при помощи других площадок. 

Ведение клиентской базы

В CRM-системе есть возможность вести единую базу данных клиентов. Любой сотрудник клиники может обратиться к ней за необходимой для работы информацией.

Например, в разделе Клиенты в YCLIENTS легко найти всю информацию о посетителе:

• фамилию, имя и отчество;
• контакты; 
• сумму расходов; 
• скидку;
• количество визитов;
• дату первого и последнего визита; 
• сумму чаевых.

Также можно настроить условия, при выполнении которых клиент попадает в различные категории. Например, при достижении определенной суммы посетитель окажется в категории VIP. Эта информация в клиентской карточке поможет сотрудникам во время сеанса и при аналитике. 

Выборка данных с помощью фильтров

Категории из предыдущего пункта — лишь один из способов работы с клиентской базой. YCLIENTS дает широкие возможности для аналитики при помощи фильтров. Они позволяют отбирать данные по визитам, клиентам и продажам. 

Таким образом можно быстро сформировать список клиентов для SMS-рассылки или найти клиентов, которые не записывались на прием определенный промежуток времени.

Загрузка списка клиентов из Excel

Если в компании база клиентов велась в Excel, то ее легко перенести в YCLIENTS. Для этого нужно предварительно отформатировать данные в соответствии с инструкцией, затем скопировать список клиентов из Excel или загрузить файл, сопоставить данные и сохранить их.

Взаимодействие с клиентами из разных источников

В YCLIENTS можно настроить интеграцию с различными источниками лидов. Среди них:

• телефония;
• социальные сети;
• электронная почта;
• мессенджеры;
• виджеты на картах;
• сайты.

Это позволяет экономить рабочее время сотрудников. Менеджеры компании отслеживают все входящие запросы клиентов в одной программе, поэтому быстро отвечают на вопросы и не упускают новых клиентов.

При этом общение с клиентами происходит в одном окне. Чтобы найти информацию, сотруднику не нужно переключаться между различными сервисами.

Программа лояльности

В YCLIENTS можно автоматически рассчитывать скидки по акциям или реферальной программе. Также есть возможность создавать специальные предложения отдельным клиентам. Например, можно установить правило: при достижении определенной суммы клиент получает скидку в 5%.

Любые действующие скидки можно легко адаптировать под отдельного клиента или под различные сегменты посетителей. 

Сбор согласий на обработку персональных данных и рассылки

С помощью CRM-системы YCLIENTS владельцы бизнеса могут позаботиться о своей безопасности. Например, для сбора любых персональных данных клиентов и осуществления рекламных рассылок в соответствии с федеральным законом №152 «О персональных данных» необходимо согласие клиента. При помощи CRM компания может получить согласие клиента уже на этапе записи:

• Во время онлайн-записи клиент проставляет галочки в чек-боксах в виджете и они автоматически отражаются в карточке клиента и окне визита.
• При записи через администратора клиент должен ознакомиться с документом об обработке персональных данных лично и подписать его. А администратор проставляет галочки в карточке клиента и окне визита вручную.

Как CRM помогает привести бизнес в порядок

Электронный журнал записи

В электронном журнале YCLIENTS отображаются все записи из всех источников. Никаких накладок в расписании. Клиент запишется только на свободное время, к нужному мастеру или тренеру. А чтобы клиент не забыл о визите, можно настроить напоминания.

Управление прайс-листом

В системе YCLIENTS компания может добавлять услуги и объединять их в категории. Это упрощает поиск нужной услуги для клиентов и сотрудников компании.

Управление складом

Раздел Склад в YCLIENTS предназначен для ведения складского учета компании.

Компания может управлять складами, а также настраивать автоматический подсчет себестоимости товаров и списание расходных материалов при оказании услуг. Кроме того, можно проводить инвентаризацию и с помощью сканера вводить штрих-коды в карточки товаров. 

Управление персоналом

В СRM-системе YCLIENTS удобно вести список сотрудников: добавлять должности и сотрудников, а также удалять и увольнять их. В карточке сотрудника отображается его должность, расписание и услуги, которые он оказывает.

В разделе Сотрудники можно настроить отображение сотрудника в онлайн-записи, внести изменения в график работы и назначить цены на услуги.

Расчет зарплат

С помощью модуля Расчет зарплат в YCLIENTS компания может автоматически рассчитывать зарплату сотрудникам и назначать поощрения по окончании месяца. Гибкие настройки позволяют создавать различные схемы расчета заработных плат для разных категорий сотрудников.

Онлайн-чаевые

Чтобы дополнительно мотивировать сотрудников на качественный сервис и оказание услуг в модуль Расчет зарплат сервиса YCLIENTS встроена функция приема чаевых. Клиент может переводить чаевые по QR-коду напрямую на банковскую карту сотруднику, тогда сумма чаевых не облагается налогом. Также можно настроить интеграцию с сервисами онлайн-чаевых «Нетмонет» и CloudTips.

Финансовые операции и работа с кассами

В этом разделе просматриваются движения денежных средств по каждой кассе компании в режиме реального времени. Отражаются все доходы и расходы за месяц, последние поступления и списания. Также можно сделать перевод средств из одной кассы в другую и отредактировать информацию о них.

Работа с контрагентами

В модуле YCLIENTS «Работа с контрагентами» компания может вести учет операций с контрагентом: просматривать список контрагентов, контакты, реквизиты и актуальный баланс по взаиморасчетам. Есть возможность перенести список контрагентов из Excel, а также сделать выгрузку данных по контрагентам из СRM в Excel.

Когда CRM-система нужна бизнесу

CRM подключается тогда, когда управление клиентской базой и процессами становится сложным и неэффективным без автоматизации. Ниже несколько ситуаций, которые не решить без CRM:

Если вы столкнулись с этим проблемами, не ждите. Лучше попробуйте бесплатный тестовый период в YCLIENTS.

Как выбрать CRM-систему для бизнеса: четыре основных критерия

Разберем, без чего современная CRM не может существовать. 

1. Мобильная версия

Это удобно, позволяет работать в дороге и разумнее подходить к организации рабочего места для сотрудников. 

2. Техническая поддержка

Стабильную работу программы будет обеспечивать техническая поддержка. На сайте CRM-системы должно быть указано время работы службы поддержки и все доступные способы связи. А также другие возможности самостоятельно разобраться в работе CRM-системы. Например, это могут быть обучающие видео, пользовательские инструкции и чек-листы.

3. Интеграция со сторонними сервисами

Подключение к CRM-системе различных платформ максимально упрощает работу с клиентами и автоматизирует все процессы. В YCLIENTS есть постоянно пополняющийся магазин интеграций, в котором уже больше 100 партнерских сервисов.

Например, интеграция с кассовым оборудованием позволит работать с платежами только в интерфейсе CRM-системы и не дублировать операции на кассе. 

Через интеграцию с чат-ботом в CRM-системе управления клиентами от YCLIENTS можно бесплатно отправлять уведомления, рассылки и напоминания о предстоящих визитах. Благодаря автоматизации этих действий сотрудники экономят время и деньги компании.

4. Простота использования

Чем доступнее интерфейс, тем людям проще им пользоваться. Процессы CRM-системы должны быть интуитивно понятными, иначе их выполнение не облегчит работу компании, а усложнит.

Экосистема сервисов YCLIENTS постоянно обновляется, чтобы быть более удобной в использовании. Клиенты могут следить за этапами обновления интерфейса в социальных сетях YCLIENTS.

Итоги

CRM-система для бизнеса — сервис, который помогает оптимизировать рабочие процессы, увеличивать прибыль и количество записей. Например:

• Автоматизировать часть работы.
• Управлять клиентской базой.
• Контролировать финансы.
• Анализировать бизнес-показатели.
• Улучшать клиентский сервис.

CRM нужна, когда бизнес перестает справляться с потоком клиентов, а руководитель начинает терять контроль над процессами в компании. 

Для выбора CRM-системы можно использовать несколько критериев. Например, удобство и доступность интерфейса системы, с которым предстоит взаимодействовать сотрудникам и клиентам компании. А также наличие мобильного приложения и техподдержки, а также возможность подключать сторонние сервисы.