Я проходила бизнес-обучение чуть ли не со школы, поэтому всегда знала, что нужно собирать статистику по клиентам. Для меня это было само собой. Изначально я вела Excel-таблицу, вносила данные вручную. Приходилось ежедневно тратить много времени и считать, сколько работ сделал мастер и какой процент за каждую получил, ведь по сложности тату отличаются.

Уже через пару недель после открытия мы подключили первую программу автоматизации. И все равно было не очень удобно разбираться с финансами и зарплатой. В какой-то момент возможностей программы совсем перестало хватать для наших задач. Тогда мы перешли на YCLIENTS — узнали о нем от владельцев соседнего барбершопа.

Работать в системе начали довольно быстро: все предстоящие записи перенесли одним днем. Получили то, чего не хватало, — прозрачность в финансах. В YCLIENTS можно быстро посмотреть, что у нас с расходами и доходами, увидеть дельту — нашу прибыль. Я больше не переживаю о расчетах зарплат мастерам. В месяц достаточно уделить этому всего один час — просто проверить данные. Раньше на заполнение Excel-таблиц суммарно уходил целый рабочий день.

95% трафика мы получаем из соцсетей: там и холодные заявки, и горячие, и с хештегов, и с рекламы, и просто от тех ребят, которые давно на нас подписаны. Все заявки попадают в чат администратора.

Ежедневно администратор обрабатывает около 100 заявок на татуировки и обучение. И с каждым клиентом нужно обсудить все детали — переписок очень много. Кто-то увидел рекламу и сразу решил записаться, а кто-то обдумывает это целый год, смотрит работы и уточняет подробности. Удобно, что YCLIENTS взял на себя много рутинных задач. Администраторы могут посвятить рабочее время общению с клиентами и не переживать, что в потоке забудут отправить напоминание о сеансе или сделают это не вовремя.

Мы подключили интеграцию с смс-сервисом RocketSMS, который автоматически напоминает о записи и затем запрашивает у клиентов отзывы. Через месяц гость получает сообщение «Отправьте фотографию вашей татуировки» — раньше это тоже делал администратор. Добавим к этому автоматический учет абонементов и сертификатов.

Мы не просто тату-студия — у нас можно пройти обучение на татуировщика. На каждое занятие набираем по два новичка, для этого в YCLIENTS используем формат групповых записей.

Программы обучения рассчитаны на 1-2 месяца, поэтому на каждый курс мы продаем абонементы. Так удобнее и администраторам, и клиентам.

Вот как это устроено:

Еще у нас часто покупают сертификаты, которые мы тоже ведем в YCLIENTS. Бумажные напечатанные сертификаты можно забрать в студии или заказать в электронном виде. Для учета достаточно указать порядковый номер в программе, а затем его же внести в печатный сертификат.

За месяц покупают около 20 сертификатов. Раньше мы по привычке продолжали записывать сертификаты в Excel-таблицу. Потом поняли, что в этом нет смысла, и оставили только YCLIENTS. При продаже все отражается в системе — никаких ошибок или накладок. Удобно отслеживать аналитику, чтобы понимать, в какие периоды спрос на сертификаты растет.